¿Cómo gestionar una compañía con equipos remotos?
هل ترغب في إنشاء شركة افتراضية؟ هل تفكر في كيفية إدارة شركتك عن بُعد؟ إذا كانت لديك أي من هذه الأسئلة، نقدم لك هنا دليلًا يحتوي على بعض النصائح لمساعدتك في إنشاء وإدارة شركتك بدعم من التكنولوجيا.
في العصر الجديد للعمل الافتراضي، لم تكن الفرصة لإدارة وتوسيع شركة دون الحاجة إلى مكتب فعلي أو اجتماعات شخصية ميسورة كما هي اليوم. ومع ذلك، إذا كنت تفكر في استكشاف هذا المسار، فمن المهم أن تتوفر لديك التكنولوجيا والأنظمة والعمليات المناسبة لتحقيق النجاح.
على الرغم من أنه من الممكن أن تكون لديك احتياجات متخصصة حسب نوع العمل الذي تديره (على سبيل المثال، إدارة المخزون للتجارة الإلكترونية، برامج العروض والعقود لمقدمي الخدمات، على سبيل المثال لا الحصر)، هناك بعض الأشياء التي يجب على كل صاحب عمل افتراضي أن يكون على دراية بها.
متطلبات إدارة عمل افتراضي
مساحة عمل عالية الجودة
امتلاك مساحة عمل جيدة سيساعدك على الشعور بمزيد من التنظيم والإنتاجية. من الضروري الاستثمار في معدات عالية الجودة. كمبيوتر محمول موثوق به يحتوي على كاميرا ويب وميكروفون لإجراء مكالمات الفيديو وأي تقنية أخرى قد تحتاجها لإدارة عملك. نظرًا لأن العمل عن بُعد يتطلب أن يتم تنفيذ معظم المهام بشكل رقمي، ستحتاج إلى اتصال إنترنت عالي السرعة يسمح لك بالعمل بكفاءة وأمان.
بالإضافة إلى ذلك، يجب التأكد من وجود إضاءة جيدة، ومساحة خالية من المشتتات، وإذا أمكن، بعض وسائل الراحة التي تجعل منطقة العمل أكثر ترحيبًا. يمكن أن يكون ذلك عبارة عن ثلاجة صغيرة، نباتات زينة، أو جهاز ألعاب فيديو لتحفيزك في أوقات الفراغ التي لديك على مدار اليوم.
البرمجيات المثلى لأعمالك
حاليًا، يوجد عرض كبير من البرامج التي تتناسب مع احتياجات الأعمال المتنوعة، سواء من حيث النشاط الإنتاجي أو التخصص أو من حيث عدد التراخيص التي قد يحتاجونها. فيما يلي سنذكر بعض فئات البرامج الأكثر توصية لـالشركات الرقمية بنسبة 100٪.
1. برنامج الاتصالات. نظرًا لأنك لن تكون في مكتب مع موظفيك، فمن المهم أن يكون لديك بريد إلكتروني موثوق، دردشة، مؤتمرات فيديو وبرامج اتصالات أخرى يمكنها استضافة هذه المحادثات.2. برنامج المحاسبة. ستحتاج إلى برنامج لتتبع أموالك، وإنشاء الفواتير، ودفع الموردين والموظفين، إلخ.3. برنامج إدارة/تعاون المشاريع. للحفاظ على تواجد عملائك وفريقك على نفس الصفحة على الرغم من العمل عن بُعد، استثمر في برنامج إدارة/تعاون المشاريع عالي الجودة الذي ينظم جميع ملفاتك المهمة.4. برامج الموارد البشرية/التوظيف. إدارة فريق عن بُعد ليس بالأمر السهل، ولكن استخدام برامج الموارد البشرية/التوظيف سيساعدك في إنشاء وإدارة فريقك. منصة عالية الجودة ومُوصى بها بشدة هي Ontop.5. VPN وبرامج الأمان. حافظ على بيانات شركتك آمنة باستخدام شبكة افتراضية خاصة (VPN) موثوقة لتشفير حركة المرور على الويب، بالإضافة إلى برنامج مكافحة الفيروسات لجميع الأجهزة المرتبطة بالعمل.
سيتم تحديد اختيار البرنامج الذي تختاره إلى حد كبير حسب نوع الشركة والموارد التي تمتلكها عند بدء عملك أو الانتقال من النموذج التقليدي إلى الرقمي. من المستحسن أن تبدأ بالبرامج الأساسية للتشغيل، ثم تشتري البرامج التي ستساعد في تحسين، أتمتة أو تحسين أنشطتك التجارية. إذا كنت تريد فهم المزيد عن الأمن السيبراني، فإن هذا المدونة سيساعدك في الحصول على المزيد من السياق.
متعاونون ذوو خبرة
بالإضافة إلى الأدوات الصحيحة، تحتاج إلى متعاونين وموظفين يتماهون مع أهداف عملك. يشمل ذلك شخصية العلامة التجارية والقيم والثقافة العمالية التي ترغب في تطويرها.
من المهم جدًا أن تأخذ في الاعتبار جوانب مثل الخبرة والمهارات الرقمية والعمل وفقًا للأهداف كمتطلبات أساسية لاختيار زملائك.
أنشئ عملية لتوظيف ودمج الموظفين عن بُعد (من خلال دورة تعريفية، على سبيل المثال). نظرًا لأنك لن تكون شخصيًا مع المرشحين أو الموظفين الجدد، سيتعين عليك إنشاء آليات للتوظيف والتعاقد والدمج تضمن لفريقك انتقالًا آمنًا وسلسًا.
يمكنك إجراء المقابلات والمكالمات التعريفية عبر Zoom للحصول على تجربة أكثر شخصية تسمح لموظفيك بالشعور بأنهم جزء فعلي من الفريق.
خطة التواصل الداخلي
خطة تواصل داخلية جيدة ستساعدك على إدارة مشاريعك بشكل أفضل و
الحفاظ على توافق أهداف العمل مع فريقك والعملاء.
للتأكد من أنك على نفس الصفحة مع موظفيك عن بُعد، قم بإنشاء خطة موجزة توضح كيفية التواصل مع عمالك، عملائك والمستهلكين (Slack، البريد الإلكتروني، مكالمات Zoom، المكالمات الهاتفية أو كل ما سبق)، وكذلك الخطة لإدارة المشاريع وتحديد الأهداف كفريق. تأكد من أن تكون متسقًا مع هذه الجهود حتى لا يكون هناك ارتباك أو تناقضات في الطريق.
سياسة الأبواب المفتوحة
قد يشعر الموظفون عن بُعد أنهم يزعجونك إذا تواصلوا معك خارج ساعات الاجتماعات المجدولة، خاصة إذا كانوا يعملون في مناطق زمنية مختلفة. لتجنب ذلك، أنشئ سياسة الباب المفتوح، حتى يشعر الموظفون عن بُعد وغير البُعد بالثقة والأمان في التواصل معك في أي وقت. على الرغم من أنك قد لا تستطيع الرد فورًا، تأكد من أن يعرف زملاؤك أن التواصل هو نقطة حيوية للشركة.
استراتيجيات ستساعدك في إدارة فرقك عن بُعد.
أنشئ النوع المناسب من الثقافة ومهارات القيادة
إن إنشاء ثقافة مؤسسية إيجابية أمر ضروري بقدر ما هو مهم عند إدارة فريق أو عدة فرق عمل عن بُعد. لتحقيق ذلك بنتائج إيجابية وتحقيق الأهداف، من الضروري تحسين مهاراتك القيادية، وكذلك إنشاء مساحة آمنة تسمح بطرح الأسئلة وتلقي التعليقات، وحتى ارتكاب الأخطاء، من قبل زملائك وموظفيك.
هناك العديد من المهارات التي يمكن أن تجعلك قائدًا أفضل، ولكن الأهم يتلخص في عبارة واحدة: كن قدوة. من المفيد أيضًا مراعاة الصفات والقيم التجارية التالية:
تذكر مراعاة الفروق الزمنية، والتحقق من أن جميع الموظفين حاضرين، وجمع كل الفريق بشكل متكرر. هذه المبادرات الصغيرة ستجعل موظفيك يشعرون بالدعم والتقدير.
تحدث مع أصحاب ومديري الشركات الافتراضية الآخرين لمعرفة آرائهم
من المفيد دائمًا مشاركة الآراء والتجارب مع أولئك الذين ركبوا نفس القارب أو كانوا في مكانك. استمع إلى أولئك الذين لديهم وقت أطول في العالم الرقمي وساعد من يبحثون عن نصيحة لبدء أعمالهم. المعاملة بالمثل شيء لا يقدر بثمن في ريادة الأعمال.
اطلب النصائح من أصحاب الأعمال الافتراضية الآخرين حول كيفية إدارة شركة بهذه الخصائص وشارك توصياتك الخاصة لتوليد الأفكار. يمكنك القيام بذلك بشكل شخصي في المنتديات والأحداث المتخصصة، ولكن ضع في اعتبارك أيضًا استخدام التكنولوجيا كقناة للتواصل والتفاعل الاجتماعي. مدونة أو مدونة فيديو على YouTube، على سبيل المثال.
إدارة الفرق عن بُعد تنطوي على تحديات جديدة وفريدة. الأشياء التي تعمل في نظام حضوري لا تؤدي دائمًا بنفس الكفاءة في نظام آخر عن بُعد. على سبيل المثال، لا يمكن الدخول إلى مقصورة لطرح الأسئلة والإجابة عليها، ويمكن أن يؤدي نقص التفاعل وجهًا لوجه إلى انعدام الثقة، وسوء الفهم، ودرجة معينة من الارتباك بين أعضاء الفريق، بسبب ما يبدو أنه نقص في القيادة.
احتفل بالانتصارات والنتائج الإيجابية
كافئ الموظفين على العمل الجيد وحافظ على تحفيز فريقك عن بُعد من خلال الاعتراف بالنجاحات; أرسل رسائل شكر وقدم حوافز فريدة، مثل وقت إضافي أو بطاقة هدية من أمازون لتحسين مساحة عملهم.
يمكن لأصحاب ومديري الشركات استخدام هذه الاستراتيجيات لإدارة الأعمال عن بُعد بنجاح. يشجع بهذه الطريقة الفرق البعيدة ويخلق بيئة عمل مثالية لمواصلة السعي لتحقيق أهداف أفضل وأهداف أكثر طموحًا، دون إغفال رضا الموظفين.
حدد ديناميكيات عمل واضحة
تأكد من أن الموظفين يعرفون متى يجب عليهم الاتصال بالعمل وكيف يجب عليهم تنظيم جداول عملهم للوفاء بمواعيد المشاريع والاجتماعات. استخدم إحدى أدوات إدارة المشاريع هذه لتحديد تدفق العمل لكل شخص أو فريق بوضوح.
هذه الأدوات يمكن أن تساعد الموظفين على تحديث مهامهم في الوقت الفعلي، ومشاركة المعلومات والوصول إليها بسهولة، وإرسال الرسائل المتعلقة بالمشاريع المحددة، ومواكبة أهدافهم.
للبقاء على اتصال مع كل منطقة في شركتك، مع تدفقات العمل والعمليات، نوصي بالأدوات التالية:
تشمل الأدوات والتكنولوجيا المهمة التي ستحتاجها لإدارة قوة عمل عن بُعد أدوات الدردشة والتعاون في الفريق (على سبيل المثال، Slack)، وبرامج مؤتمرات الفيديو، وأدوات مشاركة الشاشة، وأنظمة إدارة المشاريع لتتبع المهام المهمة، وتطبيقات تتبع الوقت والمزيد.
ابق على اتصال
استخدم منصات مؤتمرات الفيديو والمراسلة لجدولة الاجتماعات والحفاظ على الاتصال مع الموظفين والزملاء خلال يوم العمل. تساهم جدولة الاجتماعات عبر المراسلة أو الفيديو في الحفاظ على تحفيز الموظفين وتركيزهم على مهامهم، والشعور بمزيد من الارتباط بعملهم.
نوصي بالإجابة على هذه الأسئلة لتحسين التواصل:
الإجابات ستساعدك في هيكلة استراتيجية اتصال وربط لتحسين أداء الفرق والحفاظ على تدفق المعلومات. بذلك ستتجنب تشكيل صوامع أو مقصورات معلومات تعيق العمليات الإبداعية والإنتاجية.
يشجع على التواصل الاجتماعي
برامج الاجتماعات الافتراضية واللقاءات عن بُعد لرفع الروح المعنوية، تجنب الإرهاق وتعزيز التواصل بين أعضاء الفريق.
يمكن أن تشمل هذه الجلسات مقابلات مع ضيوف، أو محادثات سريعة مع أعضاء مختلفين من الفريق، أو ببساطة جلسات استرخاء وتواصل، كما هو معتاد في المكاتب خلال وقت القهوة. تتناول مواضيع ذات اهتمام عام، والحياة الأسرية واهتمامات المجموعة. ولا تنسَ أنه على الرغم من أن هذا هو مساحة للتواصل الاجتماعي، إذا ظهرت فكرة جيدة تتعلق بالعمل، فهذا هو الوقت المناسب لمشاركتها.
ابحث عن الشفافية في تعاملك مع المتعاونين
غالبًا ما ينظر الموظفون إلى القادة كنموذج للسلوك في مكان العمل. إذا كنت منفتحًا وصريحًا، على سبيل المثال، فمن المرجح أن يكونوا منفتحين وصريحين معك. إذا كانت الشفافية جزءًا من ثقافة فريقك، فمن الأسهل بناء الثقة مع جميع الموظفين والتأكد من أنهم يشعرون بالراحة مع أي سؤال أو قلق.
تأكد من أن شفافيتك تمتد بالتساوي إلى جميع أعضاء الفريق. على سبيل المثال، إذا كان لديك أخبار لمشاركتها، فاحرص على أن يعرف جميع أعضاء الفريق في نفس الوقت. بهذه الطريقة، لن يشعر موظفوك عن بُعد بأنهم آخر من يعلم بما يحدث في المكتب، أو أنك تخفي عنهم معلومات عمداً.
كيفية الحصول على أفضل أداء من فرقك البعيدة
استفد من هذه النصائح للحصول على أفضل أداء من موظفيك عن بُعد، وتعزيز العلاقة مع كل واحد منهم، وتحسين الرضا والالتزام وإنتاجية الفريق.
طور تجربة تأهيل افتراضية
جهز موظفيك الجدد للنجاح من خلال الدمج الافتراضي. تعتبر برامج مؤتمرات الفيديو مثل Zoom، وأدوات التواصل في الفريق، وتخزين المستندات بشكل تعاوني، وأدوات إدارة سير العمل، والشبكات الخاصة الافتراضية (VPN) مهمة للحفاظ على تنظيم الموظفين وإنتاجيتهم وأمانهم والتزامهم أثناء العمل من المنزل.
إذا لزم الأمر، قم بإعداد برنامج تدريب تدمج فيه المواهب التي تم توظيفها حديثًا في نظام العمل الافتراضي الخاص بك. قم بتضمين مواضيع مثل أمان البيانات، الاتصال الآمن، بروتوكولات الاتصال، على سبيل المثال لا الحصر، بعض الموضوعات الأساسية في العالم الرقمي.
إذا كنت تريد تعلم المزيد من النصائح للعمل عن بُعد، فإن هذا المدونة سوف تساعدك على اكتشاف كيفية أن تكون أكثر إنتاجية أثناء العمل من المنزل.
شجع الموظفين على إنشاء مساحة عمل مخصصة
يمكنك جدولة جلسات مع فريقك للتحدث عن مساحة عملهم: ما الذي يعجبهم أكثر، كيف يمكنهم تحسينه، ما هي الاحتياجات التكنولوجية التي يرغبون في تلبيتها على المدى القصير.
ثم، ساعد زملائك في العمل على تحقيق أهدافهم. فكر في إمكانية المساهمة في نفقات المكتب المنزلي. بهذه الطريقة يمكنك تعزيز الانتماء للشركة، على الرغم من البعد.
تجنب الإدارة التفصيلية
جزء من جاذبية العمل عن بُعد هو الاستقلالية والملكية. إذا كان ذلك ممكنًا، فكر في التركيز على النتائج بدلاً من ساعات العمل، أو مستويات النشاط المرئية، أو الإدارة الدقيقة. جدولة اجتماعات دورية للفريق الافتراضي، سواء كانت يومية أو أسبوعية؛ فهي الوقت المثالي لتوضيح سوء الفهم وتحديد المشكلات المحتملة منذ البداية.
اجعل اجتماعات فريقك الموزع أكثر توجهاً نحو العمل وأكثر جاذبية. حاول القيام بتمارين لكسر الجليد، وأنشطة بناء الفريق وتعزيز بيئة الأمان النفسي.
قد يكون التحكم الدقيق في الموظفين عن بُعد مرهقًا لكلا الطرفين، وقد يشعر الموظفون بعدم الثقة في قدرتهم على تنفيذ عملهم. بدلاً من ذلك، ركز على النتائج والأهداف أكثر من النشاط المرئي وساعات العمل. طالما أن الموظف يقوم بعمله بشكل جيد وفي الوقت المناسب، قد يكون أسلوب عمله غير ذي صلة.
في نفس الوقت، من المهم أن لا يستغل الموظفون عن بعد استقلاليتهم في تضييع الوقت وتجاهل عبء العمل الخاص بهم. قد لا يمتلك بعض الموظفين الانضباط الذاتي اللازم للعمل عن بعد، ومن الضروري التعرف على هذا السلوك بسرعة قبل أن يؤثر على إنتاجية الفريق.
يقدم ويطلب التغذية الراجعة
يمكن أن يساعد تقديم تعليقات بناءة وإيجابية الموظفين على البقاء على المسار الصحيح وتحسين أدائهم الوظيفي. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعدك سؤال الموظفين عن كيفية دعمهم بشكل أفضل عن بُعد في تحديد النقاط العمياء في أسلوب إدارتك.
عندما تكون مشغولاً، من السهل إلغاء أو تأجيل الأحداث التي تبدو غير أساسية، مثل المحادثات الفردية. ومع ذلك، فإن هذه الاجتماعات ضرورية لإدارة الفرق البعيدة بفعالية. ويرجع ذلك إلى أن الموظفين البعيدين غالبًا ما يفوتون التحديثات الصغيرة والاجتماعات العفوية التي تحدث على مدار اليوم، وقد لا يكونون على اطلاع دائم مثل الموظفين المحليين.
افعل كل ما بوسعك لعقد اجتماعات فردية في نفس الوقت بشكل أسبوعي أو نصف شهري، وامنح كل موظف عن بُعد على الأقل نصف ساعة من اهتمامك الكامل حتى يتمكن من طرح الأسئلة أو التعبير عن مخاوفه أو مشاركة أفكاره.
أنشئ علاقة قوية مع كل عضو في الفريق
عندما تدير الموظفين عن بُعد، تعرف عليهم بنفس الطريقة التي تتعرف بها على موظفيك غير البعيدين، بما في ذلك هواياتهم واهتماماتهم وتطلعاتهم المهنية.
على الرغم من أنك قد تشعر بالضغط للتركيز على الأعمال خلال مكالمة أو مؤتمر فيديو، احرص دائمًا على تخصيص بضع دقائق للحديث القصير في بداية أو نهاية اجتماعاتك، تمامًا كما تفعل خلال الاجتماعات الشخصية. مجرد السؤال عن عطلة نهاية الأسبوع لأحد الموظفين، أو التحدث عن أسرته، أو الاستفسار عن خططه لعطلة قادمة يمكن أن يساعده على الشعور براحة أكبر معك وتطوير اتصال شخصي.
دمج الموظفين عن بُعد
في الشركات التي لديها نموذج عمل هجين، يمكن أن تحدث مواقف يتم فيها ترك الموظفين عن بُعد خارج المناقشات الهامة حول الأهداف والرؤى وخطط الشركة، وقد يبدأون في الشعور بالعزلة وعدم التقدير. أرسل بشكل دوري استطلاعات رضا الموظفين لقياس شعور الموظفين عن بُعد في بيئة عملهم.
الخاتمة...
العمل عن بُعد هو تحدٍ لأي شركة. ومع ذلك، يمكن أن يكون مفيدًا للغاية لتلك التي تتمكن من التكيف مع التكنولوجيا المتاحة لدينا.
إذا كنت تريد بدء شركة افتراضية أو إذا كان لديك شركة بالفعل ويواجه فريقك مشاكل مع العمل عن بُعد، جرّب بعض هذه النصائح لاستعادة المسار والتوسع بسرعة.
تذكر أن المستقبل هو الآن، وأن الثورة التكنولوجية والرقمية تفتح آفاقًا جديدة للشركات والعمل.
